Sekreter / Sekreterlik nedir?
Sekreter, bir şirket veya yönetici için temel büro, organizasyon ve ofis sorumluluklarını yerine getiren kişiye verilen mesleki unvandır. Sekreter, ofise gelen insanlara profesyonel bir karşılama sunarak iş imajını yansıtır. Sekreter, bir takımın parçası veya bireysel olarak profesyonellere idari destek sağlar. Sekreterin üstlendiği rol, sektöre, işverenin büyüklüğüne ve sorumluluk seviyelerine göre farklılıklar gösterir.
İş ve çalışma hayatında, birçok şirketin bünyesinde sekreterlerin yer aldığı görülür. Sekreter ne iş yapar sorusuna verilen cevaplar genel olarak değişiklik gösterir. Sekreterler genel olarak bürolarda çalışır ve evrak takibi, çalışma planı gibi alanlarda hizmet verirler. Sekreterlik kendi içinde farklı çalışma gruplarına ayrılan bir meslektir. Yönetici sekreteri, tıbbi sekreter gibi farklı alanlarda çalışan kişiler de genel olarak sekreter adı altında tanımlanır.
Sekreter Çeşitleri
Yönetici sekreteri: Bir kurumun üst düzey yöneticilerinin yardımcılarıdır. İyi bir eğitimi, yabancı dil bilgisi ve yaratıcı olması beklenir. Yöneticinin başarısına katkısı büyüktür. Tüm kaynaklardan gelen bilgileri, raporları inceler ve düzenler. Yöneticiyi en iyi şekilde temsil eder.
Yönetim kurulu sekreteri: Yönetim kurulu başkanı ile birebir çalışır. Genel müdür ve yönetim kurulu başkanına ait tüm işlerin takibinden sorumludur.
Tıp sekreteri: Hastane servislerindeki yöneticilerin ve doktorların tedavi süreci, hastanın takibi, malzeme temini, yazışma gibi önemli görevlerini üstlenir.
Hukuk sekreteri: Hukuk büroları, baro ve adliyede görev alırlar. Dosya takibi, adli yazışmaların yapılması ve arşiv düzenlemelerinden sorumludur.
Ticaret sekreteri: Ticari işletmelerde yönetim ile çalışır. İletişim, yazışma gibi hizmetleri takip eder. Görevleri çok önemlidir.
Basın sekreteri: Gazete veya dergi hazırlık aşamasında basın görevlisi ile ortak bir çalışma yürütür. Yazarlar ve muhabirlerle de iletişim halinde olarak işlerin yürümesi sağlar.
Turizm Sekreteri: Turizm büroları bölgelerdeki turizm hareketlerini tespit eder. Büroları, sekreterler yönetmekle görevlidir. Sekreterler, müşteri memnuniyeti için önemli bir görev üstlenir. Müşterileri bilgilendirmek, yazışmaları takip etmekten sorumludur.
Muhasebe sekreteri: Büro çalışanıdır. Muhasebe içindeki gerekli tüm işlerin takibini yapar.
Finans sekreteri: Yöneticinin karar alma sürecinde işlerini kolaylaştırmak üzere gerekli tüm belgeleri hazırlamaktan sorumludur.
Sekreter Ne İş Yapar? Görev ve Sorumlulukları Nelerdir?
– Çağrıları cevaplamak, mesajları not almak ve yazışmaları yönetmek,
– Müşterileri kabul etmek, ilgili birimlere yönlendirmek,
– Günlük iş raporu tutmak,
– Randevuları ayarlamak,
– Toplantı tarihlerini düzenlemek ve taraflara hatırlatmak,
– İş yükünü önceliklendirmek,
– Seyahat planlamalarını yapmak,
– Yeni prosedürleri ve idari sistem değişikliklerini uygulamak,
– İlgili kuruluşlar ve müşterilerle iletişim kurmak,
– Fatura ve giderleri kaydetmek veya işlemek,
– Veri tabanını yedekleyerek şirket bilgilerini güvence altına almak,
– Stok durumunu kontrol ederek ofis malzemeleri envanterini tutmak; ihtiyaç duyulan malzemeleri öngörmek, sarf malzemesi siparişlerini vermek ve hızlandırmak; sarf malzemelerinin alındığını doğrulamak,
– Müşteri bilgileri gizliliğini korumak.
Sekreterlerde Olması Gereken Özellikler
Sekreterin, öncelikli olarak insan ilişkileri kuvvetli ve öz disiplin sahibi olması beklenir. İşverenlerin bir sekreterde aradığı diğer özellikler ise şunlardır;
– İş ve zaman yönetimi becerisi göstermek,
– Detaylara dikkat etmek,
– Sözlü ve yazılı iyi bir iletişim kabiliyetine sahip olmak,
– Proaktif olmak ve inisiyatif kullanabilmek,
– Çelişen talepleri yönetme, görevleri ve iş yükünü önceliklendirme becerisine sahip olmak,
– Microsoft Office Suite programlarını kullanabilmek,
– Yoğun iş temposuna uyum sağlayabilmek,
– Çalışmalarını asgari denetimle gerçekleştirecek motivasyona sahip olmak,
– Son teslim tarihine riayet etmek,
– Esnek olmak,
– Sabırlı olmak,
Sekreterlik sertifikası nasıl alınır?
Sekreterlik sertifikası almak için kurs ya da sertifikalı eğitim programına katılmak gerekmektedir. En yetkin “Sekreterlik” sertifikası üniversiteler tarafından verilen ve e-devlet sistemine işlenen sertifikadır. Türkiye’nin neresinde olursanız olun uzaktan online eğitim ile üniversite ve devlet onaylı “Sekreterlik” sertifikasına sahip olabilirsiniz. Sekreterlik uzaktan eğitim programını incelemek ve sertifikasına sahip olmak için BURAYA tıklayınız.
Sekreterlik sertifikası ulusal ve uluslararası geçerli mi?
Türkiye’de Yükseköğretim Kurulu (YÖK) kamu kurumuna bağlı üniversiteler tarafından verilen Sekreterlik sertifikası edevlet sistemine işlenmekte ve Türkiye Cumhuriyeti devleti tarafından tanınmaktadır. Üniversitelerin vermiş oldukları diploma ve sertifikalar, ülkelerarası anlaşmalar ile uluslararası geçerliliği söz konusudur.
Sekreterlik iş ilanları
Sekreterlik iş ilanlarına kariyer ve insan kaynakları sitelerinden ulaşabilirsiniz.
